Minder stress voor transportplanners & routebegeleiders: Strategieën voor succes
Operationele planners hebben een belangrijke, maar weinig benijdenswaardige rol binnen transportbedrijven. Elke dag moeten ze onder stressvolle omstandigheden proberen een in de war geraakte planningspuzzel in elkaar te passen, rekening houdend met de eisen van klanten, voertuigbeperkingen en de wensen van chauffeurs. Het spanningsveld waarin ze opereren wordt met de dag groter: meer variabelen, kortere tijdvensters, meer kritiek van chauffeurs en veel druk op de bezettingsgraad. Vroeg of laat gaat het mis en kunnen zelfs de beste planners het niet meer aan. Ze vertrekken en je vindt niet meteen een nieuwe planner. Hoe voorkom je dat dit gebeurt? Welke ondersteuning is er nodig om het werk van deze 'helden achter de schermen' aantrekkelijk en beheersbaar te houden?
Planners zijn 'het vet' van een transportbedrijf; zij verzorgen het contact met chauffeurs, charters en klanten en lossen logistieke problemen op gedurende de dag. Een kapotte vrachtwagen? Een planner ondersteunt de chauffeur, zorgt dat er hulp komt en regelt een alternatief voor de rit. Vertraging bij een laadperron? Een planner informeert de klant, overlegt met de chauffeur en beoordeelt de impact op de rest van de planning. Hij controleert of het rijgedrag en de pauzes van de chauffeur niet in de problemen zitten en regelt een alternatieve vrachtwagen voor de aansluitende rit. Chauffeur ziek? Een planner controleert zijn resterende ritten en kijkt of er een andere chauffeur beschikbaar is om zijn routes af te werken. Misschien moet er een andere chauffeur van zijn vrije dag worden opgeroepen; een impopulaire oproep en een laatste redmiddel, maar er MOET een oplossing worden gevonden.
Inzicht in werkstress in de transportlogistiek
Planners komen in de problemen. Hun rol dreigt zo complex en stressvol te worden dat er een reële kans is dat er dingen misgaan. Wat is er aan de hand? Allereerst is er het groeiende aantal beperkingen waarmee ze rekening moeten houden wanneer ze een probleem proberen op te lossen. Welk type truck en trailer mag gebruikt worden voor welke rit? Welke chauffeur mag en/of wil welke vrachtwagen besturen? Chauffeurs hebben allemaal hun persoonlijke voorkeuren voor werktijden, ritten en trucks en wanneer je begint met (her)plannen, kun je daar maar beter rekening mee houden. Niet omdat chauffeurs verwend zijn, maar omdat de werkdruk hen te veel kan worden. Dat zullen ze meteen afreageren op de planner met wie ze samenwerken. Transportplanners moeten daarom een hoge tolerantie hebben. Als er problemen zijn, zijn zij degenen die met de gevolgen moeten omgaan. Ze moeten proberen neutraal te blijven, want zij bepalen wie welke rit mag rijden.
Een operationeel planner moet verschillende doelen nastreven. Het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat de voor die dag geplande orders ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. De uitdaging is dat hij ook moet sturen op een ander doel: de bezettingsgraad van de trucks, trailers en chauffeurs. Hoewel de planning hiervoor van tevoren - op tactisch niveau - is gedaan, staat transport erom bekend dat er tijdens de uitvoering in de dagelijkse praktijk veranderingen worden gepland. Een operationeel planner moet daarom voortdurend brandjes blussen en er tegelijkertijd voor zorgen dat de bezettingsgraad zo hoog mogelijk blijft. Dit is geen gemakkelijke taak, vooral als je ook de chauffeurs tevreden wilt houden. Zeer strikte tijdlijnen in een planning betekenen immers een hogere opbrengst. Maar: zeer strikte tijdlijnen in een planning betekenen ook een grotere druk op de chauffeurs. En... zeer strikte tijdlijnen in een planning leiden tot een groter risico dat er iets fout gaat en dat er meer chauffeurs moeten worden ingeschakeld. Een zeer complexe balans.
Tijdmanagementstrategieën voor transportprofessionals
Als planner bevindt u zich in een spanningsveld waar elke dag nog meer spanning bijkomt. Klanten en de maatschappij stellen hogere eisen aan transportbedrijven. Winkels en DC's moeten vaker en Just in Time (JIT) bevoorraad worden, waardoor laad- en losperrons vaker bezet zijn. Er worden specifiekere eisen gesteld aan voertuigen, zoals in emissiezones (ZEZ) waar straks alleen nog elektrische voertuigen mogen rijden. De congestie op de wegen is nu al hoger dan voor Corona met meer incidenten. Het chauffeurstekort wordt groter en bestaande chauffeurs gaan - terecht - meer eisen stellen aan hun balans tussen werk en privé. Hogere brandstofprijzen en materiaalkosten drijven de kosten voor transportbedrijven op, dus de druk op de bezettingsgraad zal ook alleen maar toenemen.
Er komt een moment dat het voor een planner of chauffeur onmogelijk wordt om dit allemaal te managen: tijdig reageren, alles overzien, iedereen op de hoogte houden en voldoen aan alle regels en voorwaarden. Het menselijk brein kan al deze variabelen gewoon niet aan. Het zal steeds moeilijker worden om aan deze groeiende vraag te voldoen.
De rol van technologie bij het verminderen van stress
Een transportplanner moet ontzorgd en digitaal ondersteund worden om zijn taak goed te kunnen blijven uitvoeren. Bij Simacan hebben we daar een aantal ideeën over, waarvan we er hier een paar willen noemen. Ten eerste benadrukken we het belang van een realistisch en haalbaar plan vooraf. We zien vaak dat er op tactisch niveau onvoldoende rekening wordt gehouden met verkeersdrukte, rijtijden en pauzes voor chauffeurs of andere beperkingen. Hierdoor staan operationele planners vanaf het begin voor een onmogelijke taak. Ze moeten proberen een slechte en onhaalbare planning te corrigeren.
Daarnaast is het belangrijk dat planners tools tot hun beschikking hebben die hen real-time inzicht geven in vertragingen en de gevolgen daarvan. Voor welke vervolgritten staat een vertraagde vrachtwagen die dag ingepland? Wat is het schema van de chauffeur? Komen hun pauzes of plannen om in hun vrije tijd te voetballen in gevaar? Het zou nog beter zijn als de tool automatisch een nieuwe planning kan maken en suggesties kan geven om een potentieel probleem te voorkomen.
Meer over Simacans transport asset view >
Het belang van communicatie in logistiek
Een andere taak die Simacan aanzienlijk kan verlichten is de communicatie en coördinatie met ketenpartners. Met het smart execution platform van Simacan hebben vervoerders, charters, opdrachtgevers en klanten van opdrachtgevers realtime inzicht in de voortgang van ritten en weten ze precies wanneer een truck op een locatie aankomt. Als een rit vertraagd is, hoeft de ritbegeleider of planning & support de ontvangende partij niet meer te informeren omdat deze al via Simacan op de hoogte is. In DC's, winkels of fabrieken kunnen aankomstdisplays worden opgehangen zodat iedereen kan zien wanneer de volgende vrachtwagen arriveert. Via een chatfunctie, vergelijkbaar met Whatsapp, kan de planner verdere uitleg geven en aangeven of de vertraging zal leiden tot een claim. Dit laatste gebeurt wanneer een vervoerder buiten zijn schuld extra kosten moet maken, bijvoorbeeld wanneer een laaddock niet beschikbaar is op het afgesproken tijdstip. Communicatie met stakeholders kost een planner vaak veel tijd en kan met Simacan efficiënter en effectiever.
Meer over Simacans aankomst & winkeldisplays >
Evenwicht tussen efficiëntie en mentaal welzijn
Planners zijn van onschatbare waarde voor transportbedrijven, de onbekende helden. Helaas is hun taak in de loop der jaren enorm complex geworden. Hun baan is meer die van routebegeleider geworden. De gedetailleerde kennis van planningsbeperkingen, stressbestendigheid en de emotionele vaardigheden die nodig zijn voor deze baan zijn niet langer haalbaar voor het menselijk brein, waardoor fouten onvermijdelijk zijn. Dit betekent een stijging van de kosten en wanneer er grote fouten worden gemaakt, kunnen klanten ontevreden worden, of... een planner neemt ontslag en de opleiding van een nieuwe planner zal heel wat tijd in beslag nemen. Het is een tikkende tijdbom die je als transporteur niet langer kunt negeren. Maar met behulp van digitalisering en de juiste tools kan het onschadelijk worden gemaakt.
