Problemen met transportclaims elimineren met gegevenstransparantie
De transportsector is een dynamische wereld en ritten lopen vaak anders dan verwacht. Als dit leidt tot extra kosten of nacalculaties die een vervoerder wil factureren, moet hij dit melden aan zijn klant. Deze claims leiden ook tot hogere administratieve kosten, ze kunnen chauffeurs stress bezorgen en de samenwerking tussen vervoerder en klant bemoeilijken.
Dit kan echter ook anders, zegt Rob Schuurbiers, CEO van Simacan. "Door volledige transparantie te creëren met eenduidige en gedetailleerde data, behoren discussies over claims tot het verleden. De verwerking kan volledig worden geautomatiseerd, zodat verladers en vervoerders zich kunnen richten op hun 'echte' werk."
De facturering van vervoersdiensten is vaak een tijdrovende en energieverslindende bezigheid, zowel voor de klant als voor de vervoerder. Zelfs als er duidelijke contractuele afspraken zijn gemaakt over tarieven, toeslagen, boetes, etcetera en self-billing wordt toegepast, is er nog veel discussie. Het werkterrein van een vervoerder is erg dynamisch met grillige medeweggebruikers en onverwachte verkeerssituaties, waardoor dezelfde route elke dag anders is. Een file, een bezet laadperron, een kapotte vrachtwagen, een spoedklus tussendoor, een onverwachte retourzending: het hoort er allemaal bij en is niet erg... maar het moet wel gemeld worden. Als de vervoerder niets 'claimt', gaat elk incident ten koste van zijn eigen winstmarge, zelfs als het de schuld van iemand anders is.
Proces van transportclaims
Claims horen er blijkbaar bij, maar zijn een heel gedoe. Chauffeurs moeten bewijzen verzamelen en om paraaf vragen, ritadministrateurs of planning & support moeten claims verzamelen en indienen, verladers moeten deze beoordelen, goedkeuren of afwijzen, terugsturen, etc. etc. Al met al kost de hele nacalculatie en claimverwerking veel tijd (en dus geld) van verladers, vervoerders en ook charters. Per saldo levert het hen weinig tot niets op, behalve een hoop negatieve energie... en hopelijk een correcte factuur.
Natuurlijk hadden ze deze energie liever gebruikt om echte toegevoegde waarde te leveren. Verladers en vervoerders willen samen een winnende supply chain organiseren, elkaar versterken en op een positieve manier uitdagen. In plaats daarvan moeten ze ruzie met elkaar maken over wiens schuld het was dat een vrachtwagen extra tijd nodig had om vracht te lossen bij een DC.
Wat is een transportclaim?
Maar een correcte factuur hoeft niet tot stand te komen via zo'n 'waardeloos' proces van herberekeningen, claims en discussies. Want wat is een claim precies? Een claim is in feite een melding van een afwijking van de planning. Als verlader en vervoerder erin zouden slagen om vooraf een betere planning te maken, een planning die anticipeert op de verwachte vertragingen, dan zouden er veel minder claims nodig zijn. Wat een claim zo tijdrovend en emotioneel beladen maakt, zijn de discussies die ontstaan over hoe groot de afwijking precies was en wat de oorzaak was. Deze discussies gaan eigenlijk over gegevens. Als alle partijen in de keten toegang hebben tot dezelfde, eenduidige gegevens, behoren deze discussies tot het verleden.
Verschillende transportgegevens veroorzaken discussies
Voorbeeld: Stel dat een chauffeur aankomt op een loslocatie en moet wachten omdat de losplaats nog bezet is door een andere vrachtwagen. Als dit te lang duurt, zal een vervoerder dit willen claimen, maar dan moet hij wel kunnen bewijzen hoe laat de chauffeur aankwam en hoe lang hij moest wachten. Hiervoor moet de chauffeur zelf het 'bewijs' verzamelen en dit op de vrachtbrief noteren. De meeste vrachtwagens hebben een boordcomputer, maar deze meet vaak alleen wanneer een chauffeur een rit begon en eindigde. Dit heeft dus geen nut.
Sommige vervoerders laten hun chauffeurs in de boordcomputer aangeven wanneer ze op een loslocatie aankomen en wanneer ze kunnen beginnen met lossen, maar ook dat zegt niet veel. De verlader heeft zijn eigen gegevens, bijvoorbeeld van het DC waar de vertraging is ontstaan, en hun antwoord kan zijn dat de chauffeur zijn 'wachttijd' te vroeg heeft geactiveerd. Zolang de verlader en de vervoerder met verschillende gegevens werken, zal er altijd reden zijn voor discussie.
Eerlijk speelveld en volledige transparantie in vervoer
"Bij Simacan geloven we in het creëren van een gelijk speelveld en volledige transparantie tussen verladers en vervoerders. Hiervoor is een vertrouwde derde partij nodig die onafhankelijk alle transportactiviteiten vastlegt en inzichtelijk maakt. Met ons 'smart execution platform' kijken alle ketenpartners naar dezelfde, eenduidige en gedetailleerde gegevens over afgelegde routes, omlooptijden, verkeersinformatie en alle andere relevante omstandigheden. Hierdoor wordt de afhandeling van claims een geautomatiseerd en 'emotieloos' proces en worden discussies teruggedraaid naar het verleden. Door historische ritgegevens te combineren met realtime situaties op de weg, kan bovendien een veel nauwkeurigere planning worden gemaakt. Dit voorkomt een deel van de potentiële claims meteen en verbetert de kwaliteit van de hele service. Iedereen weet waar hij aan toe is en ontvangende partijen kunnen realtime zien hoe laat de chauffeur aankomt", aldus Rob Schuurbiers.
Hoe discussies over transportclaims beëindigen
Conclusie: Claimafhandeling in transport kost onnodig veel tijd, geld en kan relaties tussen ketenpartners ondermijnen. Een datagestuurd samenwerkingsplatform - zoals Simacan - maakt hier een einde aan en zorgt ervoor dat alle ketenpartijen zich kunnen richten op waar het om gaat: het leveren van toegevoegde waarde aan de klant.
Dit is misschien ook interessant voor jou:
Transport Performance Monitor
De Transport Performance Monitor van Simacan biedt realtime inzichten om de efficiëntie van het wagenpark te optimaliseren, trends te volgen en de logistiek te verbeteren. Het is ISO 27001-gecertificeerd en zorgt voor veilige, gegevensgestuurde beslissingen voor een veerkrachtige
Gegevens voor logistiek: Welke gegevens zijn nodig & waarom is datakwaliteit zo belangrijk?
Het Simacan-platform zet transportgegevens om in bruikbare inzichten door ETA's, routes en prestatieanalyses te optimaliseren. Met realtime monitoring en AI-gestuurde gegevensfiltering krijgen bedrijven
