Inloggen
Demo
Inloggen

100% Digitale logistiek: Mogelijk?

Volledig geautomatiseerde afhandeling van transportorders wordt door veel vervoerders gezien als de heilige graal in hun bedrijfsvoering. Immers, een superefficiënt en real-time order-to-cash proces zal de winstgevendheid van het bedrijf (turbo)stimuleren. Maar bij 100% digitalisering komt veel meer kijken dan de meeste organisaties denken. Het lastige is: accepteren andere organisaties uw gegevens als de waarheid?
Wie aan digitalisering* denkt, denkt aan begrijpelijke transportnetwerken, mensloze en volledig geautomatiseerde order-to-cash (O2C) processen en slimme planningsystemen die hele toeleveringsketens in realtime optimaliseren. Logischerwijs wordt dit gezien als de ultieme stap in transportmanagement; het biedt enorme voordelen. Niet alleen zal het de interne efficiëntie - en dus de winstmarge - drastisch verhogen, vervoerders kunnen verladers ook veel meer toegevoegde waarde bieden. Bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid door verladers inzicht te geven in hoe ze hun CO2-voetafdruk kunnen verkleinen.

Digitalisering in transport: Waar moet je rekening mee houden?

Een misvatting is dat met de digitalisering van de transportuitvoeringsprocessen ook de financiële afhandeling volledig is geautomatiseerd. Het idee hierachter is; een platform als Simacan identificeert en registreert alle voertuigbewegingen tot op de minuut nauwkeurig. Je weet dus eigenlijk welke chauffeur een opdracht uitvoert voor een klant. De veronderstelling is dan ook dat elke gereden kilometer direct, foutloos en zonder discussie kan worden gefactureerd. Natuurlijk, een heel aantrekkelijk toekomstbeeld! Maar tot op de dag van vandaag (2023) nog steeds een beetje te zwart-wit, om de volgende redenen:

1. Wat zijn de afspraken voor ongeplande reizen?

Vervoerders rijden geplande maar ook ongeplande ritten. Als een verlader een rit uitbesteedt aan een logistieke dienstverlener, wordt die rit meestal gepland van A tot Z. Vooraf is afgesproken welke locaties (stops) die rit moet aandoen; welke vracht moet worden meegenomen; en op basis van het aantal kilometers en/of de duur is ook een prijs afgesproken. In dit geval is een geautomatiseerd systeem prima in staat om achteraf te bepalen of de planning correct is uitgevoerd. En verstuurt de factuur. De verlader - als beiden gebruik maken van een platform zoals Simacan - beschikt over exact dezelfde (post-trip) transportuitvoeringsgegevens als de vervoerder. De systemen kunnen dus op elkaar inspelen en automatisch controleren of de factuur correct is voordat deze snel wordt verwerkt voor betaling.
En hoe zit het met niet-geprogrammeerde taken?

Het lastige is echter dat transporteurs ook veel ongeplande taken uitvoeren. Een vrachtwagen en zijn chauffeur kunnen voor een dag worden verhuurd aan een verlader of een collega-transporteur. Het is dan niet van tevoren bekend welke ritten deze chauffeur die dag zal rijden. Ook zijn er "reizen tussendoor waarbij een vrachtwagenchauffeur een vracht naar een ander depot brengt of de vrachtwagen naar de wasstraat rijdt. Meestal worden dit soort activiteiten niet gepland in een planningssysteem. Maar worden ad hoc geregeld door planners en/of chauffeurs. Dit bespaart bureaucratie en, nog belangrijker, het geeft transporteurs de flexibiliteit om in te spelen op actuele ontwikkelingen. Maar deze flexibiliteit en ad hoc beslissingen zijn moeilijk te "interpreteren door een IT-systeem achteraf.

Dus als een actie niet is gepland, maar er wel kilometers worden gereden, kan een IT-systeem niet bepalen aan wie die kilometers moeten worden toegewezen!

2. Discussies over facturering per uur

Strikvraag: als een vrachtwagen met chauffeur voor acht uur wordt verhuurd aan een ander bedrijf, maar van die acht uur één uur heeft stilgestaan, kan de transporteur dan zeven of acht uur in rekening brengen? Die vraag kan alleen worden beantwoord als je weet waarom het voertuig één uur heeft stilgestaan en wat er is afgesproken. Was er een bezet laadperron, met wachttijd? Was het vanwege een file? Ging de chauffeur lunchen? Hoe dit moet worden verantwoord, hangt helemaal af van wat er is afgesproken. Als er vooraf geen afspraken zijn gemaakt, heeft digitalisering geen zin omdat er altijd discussie zal zijn. Het gevolg is dat er weer mensen aan te pas moeten komen om de situatie te beoordelen en te bespreken wie waarvoor gaat betalen.

3. Welke gegevens worden geaccepteerd als grondwaarheid?

Automatische order-to-cash is dus alleen mogelijk als afspraken tussen organisaties eenduidig zijn vastgelegd en door beide partijen worden geaccepteerd. En daar wringt vaak de schoen. Stel een verlader plant een rit van A naar B, de vervoerder moet akkoord gaan met de rijtijd die de verlader hiervoor rekent. Welke routeplanner is hiervoor leidend?
Hoe zit het met vertragingen?
Nog lastiger zijn afspraken over vertragingen. Een voorbeeld: Wat wordt er geregeld als een chauffeur een uur moet wachten bij een bezet laadperron? Dit is complex omdat er verschillende oorzaken kunnen zijn. Was het de schuld van de chauffeur omdat hij te laat was en zijn tijdslot miste? Werd de chauffeur opgehouden door een vrachtwagen voor hem die te laat aankwam? En wat als die vrachtwagen voor hem een collega is die voor hetzelfde bedrijf werkt?
Hoe helpt Simacan?
Simacan is in staat om duidelijkheid te brengen in situaties die discussies oproepen. Omdat ons platform heldere data-inzichten geeft over wat er is gebeurd. Maar nog belangrijker is dat partijen beginnen met het maken van onderlinge afspraken over wat de uitkomst of beslissing zal zijn in alle situaties die zich kunnen voordoen. Een IT-systeem kan niet zelfstandig beslissingen nemen; oordelen vellen blijft mensenwerk. Computers kunnen beslissingen nemen, maar ze doen dat op basis van de instructies en algoritmen die door mensen in hen zijn geprogrammeerd.

Gestandaardiseerde transportprotocollen en duidelijke logistieke afspraken

100% Digitalisering van transportmanagementprocessen is zeker mogelijk, maar vereist veel meer dan alleen het volgen en registreren van voertuigen en zendingen. Logistieke partijen moeten van tevoren bepalen welke actie ondernomen moet worden in alle verschillende situaties. Dit moeten gestandaardiseerde protocollen worden en alle betrokkenen moeten accepteren hoe IT-systemen de uitkomst achteraf financieel bepalen. Vooral voor dat laatste is nog een lange weg te gaan. Hiervoor is vertrouwen nodig. Organisaties durven hun financiële afhandeling alleen volledig te automatiseren als ze er zeker van zijn dat een IT-systeem ervoor zorgt dat de juiste beslissing.

Begin met het digitaliseren van uw transportprocessen

Ons advies is Begin nu met het digitaliseren van uw transportprocessen. Bepaal welke systemen je wilt (blijven) gebruiken. En bekijk hoe en of andere systemen met hen kunnen samenwerken. Maar wees je ervan bewust dat voor volledig geautomatiseerde processen eerst hele duidelijke protocollen en afspraken moeten worden vastgelegd om 'juiste' uitkomsten te garanderen. Dus begin naast digitalisering met inventariseren, standaardiseren, plannen en concrete afspraken en protocollen maken. De heilige graal is zeker in zicht... maar 100% digitale logistiek is op dit moment nog een utopie.

* Digitalisering is noodzakelijk voordat digitale transformatie mogelijk is. Er is sprake van digitalisering wanneer gegevens uit de hele organisatie en bedrijfsmiddelen worden verwerkt met behulp van geavanceerde digitale technologieën, wat leidt tot fundamentele veranderingen in bedrijfsprocessen, die op hun beurt kunnen leiden tot nieuwe bedrijfsmodellen en sociale verandering.

Dit is misschien ook interessant voor jou:
Getagged , , , ,
  • Simacan
  • Barchman Wuytierslaan 10
  • 3818 LH Amersfoort
  • Nederland

Simacan nieuwsbrief

Blijf op de hoogte! Meld je aan voor onze nieuwsbrief.

Meld je hier aan!
© 2025 Simacan | Alle rechten voorbehouden
Linkedin-in Youtube Instagram Facebook-f