Digitaal samenwerken in transport
Deel 1 | Deel 2 | Deel 3
Onboarden op een samenwerkingsplatform als dat van Simacan vergt een andere aanpak dan het implementeren van een interne IT-applicatie die alleen binnen één organisatie wordt gebruikt. Control Towers en logistieke Command Centers orkestreren en optimaliseren transportoperaties ‘over meerdere schakels heen’. Hiervoor moeten ketenpartners hun systemen connecteren en gezamenlijk afspraken maken over processen en data. In deze blogserie lees je wat hier allemaal bij komt kijken en hoe je je als bedrijf voorbereid op een nieuwe stap in het digitaliseringsproces.
2. Het Simacan onboarding proces
Tussen de keuze voor een Control Tower met SEM / Command Center en het daadwerkelijke gebruik, zitten een paar stappen waar organisaties zich goed op moeten voorbereiden. We zetten ze op een rij:
• Kick-off met stakeholders
De kick-off is een meeting waarin alle belanghebbenden van een onboarding project zijn vertegenwoordigd, zowel vanuit het klantbedrijf als vanuit Simacan. Vanuit de klant is dat de projectleider, de projecteigenaar (management), de belangrijkste gebruikers (planners, customer service medewerkers), de IT-manager en/of de IT-integratie specialist. Vanuit Simacan zijn dat in ieder geval de sales manager, de customer success manager (zie kaders), een technical onboarding manager (zie kaders) en eventueel ook mensen uit het algemeen management. In de kick-off vindt de formele overdracht van sales richting customer success manager plaats.
Tijdens de meeting worden de doelen, plan van aanpak en de overeengekomen scope van het project doorgesproken. Zo komen o.a. de volgende vragen aan bod: Welke locaties gaan met Simacan werken? Welke vervoerders doen mee en welke andere stakeholders moeten worden meegenomen, zoals bijvoorbeeld winkelorganisaties, chauffeurs of (eind)klanten? Welke functionaliteit(en) gaan ze gebruiken? Welke IT-koppelingen moeten worden gemaakt?
Ook wordt gekeken of het platform eventueel gefaseerd in gebruik kan worden genomen zodat het project behapbaar blijft en de business voordelen zo snel mogelijk kunnen worden ‘geoogst’.
• Technische onboarding
Het technische deel van een Simacan-implementatie bestaat ook weer uit een aantal stappen. Om te beginnen worden de klantspecifieke Simacan-omgevingen ingericht, minimaal twee: een test- en een productieomgeving. Vervolgens worden de eerder genoemde datakoppelingen gelegd (indien aanwezig), dus met het planningssysteem, het TMS, het FMS en/of de mobiele apps. Een belangrijk onderdeel van de technische onboarding is het controleren of de data uit het planningssysteem van goede kwaliteit zijn. Zo niet, dan moet deze eerst worden gecorrigeerd of aangevuld voordat ze naar het Simacan-platform worden overgezet. Dit is een samenspel tussen de technical onboarding managers (TOM) van Simacan en de IT-mensen bij de klant.
“Mijn tip aan nieuwe klanten is om hun IT-mensen alvast eens ons developer portal te laten raadplegen. Daar kunnen ze zien wat er zoal tijdens het onboarding proces nodig is en welke API’s hiervoor beschikbaar zijn. Ook informatie als welke data er precies aangeleverd moeten worden en het juiste aanleverformaat voor bestanden zijn hier onder andere terug te vinden.”
Lester de Meer, senior TOM sinds 2019
Als de omgeving is ingericht en de koppelingen zijn gelegd, kunnen de klantspecifieke features worden voorbereid en ingericht. Een pakketbezorger kan er bijvoorbeeld voor kiezen push services met track & trace informatie uit de Control Tower / Command Center te ontvangen. Hiermee kan hij/zij een app of sms-dienst inrichten om consumenten te informeren over wanneer een pakketje arriveert. Een andere feature is dat Simacan-gebruikers data over gerealiseerde ritten naar hun eigen Business Intelligence (BI) omgeving kunnen laten sturen, om hier analyses op uit te voeren. Andere bedrijven willen binnen hun Simacan-omgeving een chatfunctie voor chauffeurs en planners inrichten, of een self-billing-functie. Dit zijn allemaal zaken die tijdens de technische onboarding worden geïnstalleerd, getest en opgeleverd.
• Organisatorische onboarding
Het organisatorische deel van een onboarding programma is erop gericht gebruikers vanaf het begin op de juiste manier met het platform te laten werken. Iedereen moet snappen waarvoor het is bedoeld en hoe het werkt. Een sleutelrol is hierbij (letterlijk) weggelegd voor de key users. Zij vervullen een ambassadeursrol binnen de organisatie en zorgen dat iedereen wordt aangehaakt. Ze worden zodanig opgeleid door Simacan (train-de-trainer) dat zij de kennis van het platform vervolgens intern verder kunnen uitrollen. Zoals bij ieder verandertraject is ook het commitment van het topmanagement essentieel. Het draagvlak voor een nieuw platform wordt steviger als vanuit de top duidelijk wordt gecommuniceerd waarom voor deze oplossing is gekozen.
“Mijn tip aan nieuwe klanten is om een intern projectteam op te richten met daarin, één persoon als centraal aanspreekpunt zijnde een interne projectleider. Deze projectleider schakelt met interne stakeholders om de voortgang te bewaken. Uit ervaring is namelijk gebleken dat het integreren van onze software, procesmatige veranderingen teweegbrengt. Als er over meerdere afdelingen geschakeld moet worden, kan er in de communicatie verwarring ontstaan. Daarom gaat een onboarding het snelst en meest probleemloos als er één centraal aanspreekpunt is.”
Leon Prikken, TOM sinds februari 2022
Ook externe ketenpartners dienen expliciet bij de organisatorische onboarding te worden betrokken. Een retailer die voor Simacan kiest zal hier zijn logistieke dienstverleners en diens chauffeurs op willen aanhaken, net als het personeel op DC’s en winkelvestigingen. Is het de logistieke dienstverlener die de keuze voor het Simacan-platform maakt, dan zal deze ook zijn onderaannemers (charters) willen aansluiten. Het is dus zaak dat al deze externe partijen worden geïnformeerd en geïnstrueerd. Wat helpt het commitment te vergroten is op een rij te zetten wat voor zo’n externe partij de voordelen zijn, en deze waar mogelijk ook te kwantificeren. Wat levert het ze op? Zorgen over privacy van chauffeurs en vertrouwelijkheid van data kunnen worden weggenomen door betrokkenen eerlijk en compleet te informeren.
“Iedere klant is uniek”Rick Riemer geeft leiding aan de Simacan-afdelingen die verantwoordelijk zijn voor support en technische onboarding. In deze rol is hij bij heel wat projecten betrokken geweest. Wat viel hem daarbij op, wat zijn de typische uitdagingen en welke ontwikkelingen neemt hij waar? Rick: “Wat ik leuk en uitdagend vind aan dit werk is dat elk onboarding proces weer anders verloopt. Iedere klant is uniek. Organisaties hebben hun processen allemaal verschillend georganiseerd, zo verschilt de mate van digitalisering en er worden andere IT-systemen gebruikt. We zorgen er samen met de klant voor dat de juiste data digitaal beschikbaar zijn en er een naadloze interface met het Simacan-platform wordt gemaakt. Dat is de ene keer complexer dan de andere keer. Een belangrijke databron voor ons is de ritplanning die een organisatie gebruikt. Hoe die planning er uit ziet, qua vorm en kwaliteit, verschilt sterk per organisatie. Het geeft altijd een goed gevoel als we klanten kunnen helpen de kwaliteit van deze planning te verbeteren. Los van het werken met Simacan, zie ik dat ze daar ook in de rest van hun bedrijfsvoering veel profijt van kunnen hebben.” Simacan bestaat dit jaar tien jaar. Welke ontwikkeling(en) zie jij op het vlak van onboarding en support? Rick Riemer, Manager Operations bij Simacan |
|---|
- Einde deel 2 -
Meer informatie
Dit 'Onboarden bij Simacan' blog is deel 2 uit een serie van 3. Deze blogserie is in z'n geheel en met aanvullende informatie aan te vragen als gratis whitepaper.
Ga naar 'Deel 1: Ketenbrede digitalisering' >
Ga naar 'Deel 3: Na livegang' >