100% Digitale logistiek:
anno 2023 nog een utopie
Een volledig geautomatiseerde afhandeling van transportopdrachten wordt door veel transporteurs als de heilige graal in hun bedrijfsvoering beschouwd. Want een superefficiënt en real-time order-to-cash-proces zal het bedrijfsrendement een (turbo)boost geven. Maar 100% digitalisering heeft veel meer voeten in de aarde dan de meeste organisaties denken. Het heikele punt: accepteren andere organisaties jouw data als dé waarheid?
Wie aan digitalisering denkt, denkt aan transparante transportketens, aan mensloze, volledig geautomatiseerde order-to-cash-processen (O2C) en aan slimme planningssystemen die real-time complete transportnetwerken optimaliseren. Logisch dat dit als de ultieme stap in transport management wordt gezien, het biedt enorme voordelen. Niet alleen zal interne efficiency er spectaculair door worden verhoogd - en daarmee de winstmarge - transporteurs kunnen richting verladers ook veel meer toegevoegde waarde bieden. Denk bijvoorbeeld aan verduurzaming door verladers inzicht te geven in hoe ze hun CO2-voetafdruk kunnen verlagen.
Waar rekening mee houden bij digitalisering in logistiek?
Een misconceptie is dat door digitalisering van het transport executie management proces ook direct de financiële afhandeling volledig geautomatiseerd is. De gedachte daarachter is dat een platform zoals Simacan tot op de minuut alle voertuigbewegingen identificeert en registreert... dus je weet welke chauffeur voor welke klant een opdracht uitvoert. De assumptie is daarom dat elke gereden kilometer dan direct, foutloos en zonder discussie kan worden gefactureerd. Natuurlijk, een zeer aantrekkelijk toekomstbeeld (!), maar dit is anno 2023 nog net iets te kort door de bocht. En wel om de volgende redenen:
1. Wat zijn de afspraken voor ongeplande ritten?
Transporteurs rijden geplande maar ook ongeplande ritten. Als een verlader een rit uitbesteedt aan een logistiek dienstverlener dan is die rit doorgaans van A tot Z gepland. Van tevoren is afgesproken langs welke locaties (stops) die rit moet lopen, welke vracht moet worden meegenomen en op basis van de kilometers en/of tijdsduur is ook een prijs afgesproken. In dit geval kan een geautomatiseerd systeem prima achteraf bepalen of de planning correct is uitgevoerd en de factuur uit sturen. De verlader beschikt, als beide een platform zoals Simacan gebruiken, over precies dezelfde (post-trip) transport uitvoeringsdata als de transporteur. Systemen zijn dan in staat om automatisch te controleren of de factuur klopt alvorens deze snel te verwerken voor het betalingsproces.
Echter, het lastige is dat transporteurs ook veel ongeplande taken verrichten. Soms wordt een vrachtwagen met chauffeur voor een dag aan een verlader of een collega-transporteur verhuurd. Vooraf is dan niet bekend welke ritten deze chauffeur die dag gaat rijden. Ook zijn er ‘ritjes tussendoor’ waarbij een chauffeur tussen zijn geplande ritten door een vracht naar een ander depot brengt of met een vrachtauto naar de wasstraat rijdt. Meestal worden dit soort activiteiten niet in een planningssysteem vastgelegd maar ad hoc door een planner en/of chauffeur geregeld. Dit scheelt bureaucratie en belangrijker: het biedt transporteurs de flexibiliteit om snel op actuele ontwikkelingen in te spelen. Flexibel en snel kunnen reageren op veranderende omstandigheden en planning worden door verladers als een positief kenmerk van een transporteur gezien. Maar dit maakt het achteraf heel lastig om door een IT-systeem te laten ‘duiden’.
Dus, als er niets is gepland, maar er worden wel kilometers gereden, kan een IT-systeem niet bepalen aan wie die kilometers moeten worden toegekend!
2. Discussies over urenfacturatie
Strikvraag: als een vrachtwagen met chauffeur voor acht uren aan een ander bedrijf wordt verhuurd, maar deze stond van die acht uren één uur stil, kan de transporteur dan zeven of acht uur factureren? Die vraag is alleen te beantwoorden als je weet waarom het voertuig een uur stil stond en wat er is afgesproken.
Moest de vrachtwagen wachten bij een bezet laaddock? Stond het in de file? Is de chauffeur gaan lunchen? Hoe dit moet worden verrekend, hangt helemaal af van wat er is afgesproken. Is er helemaal niets afgesproken, dan kan je digitaliseren wat je wilt maar dan zal er altijd discussie ontstaan. Dan zullen er uiteindelijk toch weer mensen aan te pas moeten komen om te steggelen over wie wat gaat betalen.
3. Wat is de geaccepteerde data waarheid?
Automatische order-to-cash kan dus alleen als afspraken tussen bedrijven eenduidig zijn vastgelegd en door beide partijen worden geaccepteerd. En daar wringt vaak de schoen. Stel dat een verlader een planning maakt voor een rit van A naar B, dan moet de transporteur het eens zijn met de rijtijd die de verlader hiervoor rekent. Welke routeplanner wordt hiervoor als leidend beschouwd?
Nog lastiger zijn afspraken over vertragingen. Een voorbeeld: Wat wordt er verrekend als een chauffeur een uur moet wachten bij een bezet laaddock? Dit is complex omdat er verschillende oorzaken kunnen zijn. Was de chauffeur zelf te laat, waardoor hij zijn tijdslot mistte? Werd hij opgehouden door een vrachtwagen voor hem die te laat arriveerde? En wat als die vrachtwagen voor hem een collega is die voor hetzelfde transportbedrijf werkt? Simacan is in staat om duidelijkheid te verschaffen bij situaties die discussies oproepen. Omdat ons platform duidelijke data inzichten biedt in wat er gebeurd is.
Maar belangrijker is dat partijen eerst onderling afspraken gaan maken over wat de uitkomst of beslissing is in alle voorkomende situaties. Een IT-systeem kan en zal niet zelf voor rijdende rechter spelen, oordeelsvorming is nog altijd mensenwerk. Computers kunnen beslissingen nemen, maar ze doen dat op basis van de instructies en algoritmen die door mensen zijn geprogrammeerd.
Gestandaardiseerde transportprotocollen en duidelijke logistieke afspraken
100% Digitalisering van transport management processen is zeker mogelijk maar vraagt dus om veel meer dan alleen het meten en registreren van vrachtbewegingen. Partijen moeten vooraf voor alle voorkomende situaties exact vastleggen wat de op te volgen acties zijn. Dit moeten gestandaardiseerde protocollen worden en alle belanghebbende moeten accepteren hoe IT-systemen dit achteraf financieel afhandelen. Vooral voor dit laatste is er nog een lange weg te gaan. Daarvoor is vertrouwen nodig. Organisaties zullen hun financiële afhandeling alleen durven te automatiseren als ze zeker weten dat een systeem, met behulp van de vooraf gedefinieerde regels en afspraken, de juiste beslissingen neemt. Dit vertrouwen krijgen ze pas als ze gedurende langere tijd zien dat het goed gaat.
Het advies luidt dan ook: begin nu met je transport processen te digitaliseren. Beslis welke systemen je wilt (blijven) gebruiken en kijk naar hoe en of andere systemen daarmee kunnen samenwerken. Maar wees bewust dat voor volledig geautomatiseerde processen eerst heel duidelijke tot in detail nauwkeurige protocollen en afspraken moeten zijn vastgelegd voor de oordeelsvorming. Dus ga naast digitaliseren ook starten met inventariseren, standaardiseren, plannen en concrete afspraken en protocollen maken. De heilige graal is in zicht… maar 100 procent digitale logistieke afhandeling is anno 2023 nog even een utopie.