Investeringen in APS al snel waardeloos zonder executie management

Het plannen van wegtransport wordt een steeds complexere puzzel. Bedrijven steken daarom veel geld in geavanceerde advanced planning & scheduling systemen, oftewel APS-systemen, maar die leveren te weinig op. Door files, incidenten en overige dynamiek is het ‘optimale plan’ al achterhaald zodra de eerste vrachtwagen is vertrokken. Een goed planningssysteem heeft pas waarde als je ook de voortgang monitort en hier actief in bij kunt sturen. Welkom in het nieuwe en veelbelovende vakgebied van ‘continuous replanning’.

Met transportplanning kan een bedrijf zijn logistieke prestatie flink opschroeven. Of anders gesteld: zonder een goede planning wordt het verdraaid lastig om én alle vrachten op tijd te leveren én aan alle restricties te voldoen én er ook nog iets aan over te houden. Deze restricties worden namelijk steeds strenger: venstertijden worden krapper, er moet meer rekening worden gehouden met technische specificaties van trucks (brandstof, afmeting, laadgewicht, etc.) en chauffeurs hebben steeds meer persoonlijke voorkeuren. Die kunnen niet zomaar op iedere rit worden ingezet. Om het financieel een beetje gezond te houden moet tevens de bezettingsgraad boven een bepaald niveau worden gehouden. Materieel is immers duur - en wordt met de komst van elektrische EV-trucks alleen maar duurder - en chauffeurs zijn schaars. Beide wil je dus zo goed mogelijk inzetten, en zonder een goede planning lukt je dat nooit.

Investeren in APS

Het is zeer begrijpelijk dat bedrijven de afgelopen decennia massaal in planningspakketten hebben geïnvesteerd. Deze Advanced Planning & Scheduling (APS)-systemen zijn namelijk perfect in staat om op basis van alle denkbare regeltjes en restricties, een wiskundig optimale planning te berekenen. In theorie worden in deze planning alle transportorders exact op tijd afgeleverd en wordt iedere vrachtauto en iedere chauffeur maximaal ingezet. Goedkoop zijn zulke APS-pakketten zeker niet, maar de pittige investering wordt ruimschoots terugverdiend door wat ze een bedrijf opleveren, is de gedachte. Daar komt bij: er is geen alternatief. Met een fysiek planbord, een spreadsheetprogramma als Excel, of uit het blote hoofd, is zo’n ingewikkelde puzzel domweg niet meer te maken.

Bij voorbaat achterhaald

De potentiële voordelen van een APS zijn evident, maar het probleem is: deze voordelen worden in de praktijk niet behaald. De oorzaak hiervan zit ‘m in de extreme dynamiek, die zo kenmerkend is voor transport. De normtijden op basis waarvan een APS een planning maakt, zoals de duur van een rit van A naar B, de laadtijd op locatie A of de lostijd op locatie B, zijn eigenlijk bij voorbaat al achterhaald! Een APS gaat er namelijk vanuit dat in de tijd tussen het maken van het plan en de uitvoering, de wereld niet verandert … maar dat is niet zo. Door congestie worden rijtijden langer, door een bezet laaddock is er meer wachttijd nodig, wegens ziekte is een chauffeur niet beschikbaar, en zo is er altijd wel iets aan de hand.

De praktijk is weerbarstiger dan de theorie. Wat tijdens het moment van plannen - in jargon: de cut-off tijd - een optimale planning leek, is al niet meer realistisch zodra de eerste vrachtwagen is vertrokken. Niet voor niets zitten planners en ritbegeleiders de hele dag te schuiven met orders, te appen met chauffeurs en te bellen met charters. Dit doen ze omdat die prachtige mooie planning die de avond ervoor is gemaakt, volledig of voor een deel in de soep is gelopen, en zij er desondanks voor willen zorgen dat alle orders voor die dag worden uitgeleverd. Als je aan het einde van de dag terugkijkt zul je zien dan de gerealiseerde ritten er compleet anders uitzien dan oorspronkelijk was gepland.

Dogmatisch plandenken

‘Ja, maar we hebben dat dure APS toch niet voor niks aangeschaft’, hoor je managers dan roepen. ‘Kunnen we ons niet gewoon eens aan de planning houden!’ Dit is een typische uiting van wat wij ook wel ‘dogmatisch plandenken’ noemen. Om alle onzekerheid weg te masseren en maar zoveel mogelijk vast te kunnen houden aan de planning, wordt in het APS dan maar extra buffertijd ingebakken. Dan wordt er standaard extra rijtijd voor congestie berekend, of extra wachttijd voor mogelijke problemen tijdens laden en lossen … maar wacht eens even: dan had je toch niet dat dure APS hoeven aan te schaffen!? Door te sjoemelen met data en doorlooptijden wordt de planning al bij voorbaat suboptimaal en had je net zo goed je Excelletje kunnen behouden. Een APS dat uitgaat van vaste doorlooptijden die in de praktijk variabel zijn, heeft weinig toegevoegde waarde.

Executie ‘smart’ maken

Om de ware kracht van een APS-pakket te benutten en deze ook voor de steeds complexer wordende detailplanning in te zetten, is het noodzakelijk een koppeling met de executie te maken. Dit gaat verder dan de ‘executie monitoring’ die veel APS-leveranciers tegenwoordig aanbieden, als toevoeging op hun planningspakket. Op deze apps ziet een eindgebruiker wat de status is van de planning of waar een vrachtwagen zich bevindt (via GPS). Maar met alle respect: daar heb je niet zoveel aan. Wat je nodig hebt is smart executie management, afgekort SEM, een systeem waarmee je niet alleen de status van een rit doorgeeft maar een systeem dat realtime een forecast van alle nieuwe aankomsttijden maakt. Rekening houdend met actuele omstandigheden. Smart executie management betekent ook dat er communicatie en interactie tussen ketenpartners plaatsvindt. Vervoerders, charters en ontvangers kunnen reageren op de opnieuw berekende aankomsttijden en hier (beperkt) aanpassingen op doen. Transport is immers samenwerken en wat voor de verlader een optimale planning lijkt, kan voor de ander juist ongunstig zijn.

Planning en executie ‘in sync’

Of een bedrijf alleen een SEM, alleen een APS, of een combinatie van beide nodig heeft, verschilt per situatie en hangt onder andere af van de dynamiek en de complexiteit. In gevallen waar beide systemen worden ingezet, is het in ieder geval zaak dat deze ‘in sync’ zijn met elkaar. Als planning en actualiteit niet zijn gekoppeld loop je achter de feiten aan en kan je niet leren van de praktijk om zo je volgende planning te verbeteren. Om hier aan tegemoet te komen biedt Simacan haar klanten een aantal geavanceerde oplossingsrichtingen op het gebied van continuous replanning. De meest ultieme vorm heet continuous planning. Hierbij heeft een APS geen cut-off tijd, zoals nu, maar wordt er op basis van iedere verandering, hoe klein ook, de planning bijgewerkt. Een andere vorm van integratie, de meest basale, is dat een APS nog steeds eenmalig een planning maakt, maar dan wel met echte executiedata. Dus niet op basis van standaard normtijden maar op basis van actuele data en forecasts uit het SME-platform. Deze vorm wordt ook wel het ‘lerend’ APS genoemd.

Praktische tussenvorm

Continuous planning is in theorie ideaal maar heeft een aantal praktische bezwaren. Bedenk eens wat er gebeurt als ieder moment van de dag de planning kan veranderen... chauffeurs worden gillend gek. Een tussenvorm is dat je na de cut-off tijd de ritten bevriest maar dat je binnen die ritten, tijdens de executie, nog kunt schuiven. Dit zogenaamde continuous replanning kan handig zijn als er ergens een file staat die je kunt vermijden door het wijzigen van de route (en dus de volgorde van de stops). Daarbij is het uiteraard belangrijk rekening te houden met de klantverwachtingen, de afspraken die met opdrachtgevers zijn gemaakt en bijvoorbeeld het brandstofverbruik. Dat maakt ook deze vorm van herplanning nog aardig complex. Planners en ritbegeleiders doen dit uit hun blote hoofd, maar eigenlijk zou je ook hier een vorm van geautomatiseerde ondersteuning voor willen gebruiken. Het schuiven binnen een rit heeft immers zoveel consequenties en is aan zoveel restricties gebonden, dat je een grootmeester in schaken moet zijn om alle mogelijke opties door te kunnen rekenen. Een computer kan ons daar prima bij helpen.

Veelbelovende ontwikkeling

En zo staat de transportsector aan de vooravond van wat wel eens een geweldige ontwikkeling zou kunnen worden en een nieuwe stap richting physical internet. Het integreren van planning en executie en continuous replanning kunnen bedrijven een enorme boost in hun performance geven. Als executie-specialist is Simacan hier als geen ander van doordrongen en daarom zetten wij volop in op samenwerking met APS-leveranciers. Met innovatieve APS-leveranciers als Greenplan en Conundra hebben we hierin zelfs al concrete stappen gezet. Wil je weten hoe dat eruit ziet? Wil je weten hoe je met ‘smart execution’ meer uit je APS kunt halen? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag verder in dit veelbelovende, nieuwe vakgebied.