Stressreduzierung für Verkehrsplaner und Streckenverantwortliche: Strategien für den Erfolg
Einsatzplaner haben eine wichtige, aber wenig beneidenswerte Rolle in Verkehrsunternehmen. Jeden Tag müssen sie unter stressigen Bedingungen versuchen, ein durcheinander geratenes Planungspuzzle zusammenzusetzen und dabei die Anforderungen der Kunden, die Fahrzeugbeschränkungen und die Wünsche der Fahrer zu berücksichtigen. Das Spannungsfeld, in dem sie sich bewegen, wird von Tag zu Tag größer: mehr Variablen, kürzere Zeitfenster, mehr Kritik von Seiten der Fahrer und ein hoher Druck auf die Auslastung. Früher oder später geht alles schief, und selbst die besten Planer können nicht mehr mithalten. Sie werden gehen, und Sie werden nicht sofort einen neuen Planer finden. Wie kann man das verhindern? Welche Unterstützung ist nötig, um die Arbeit dieser "Helden hinter den Kulissen" attraktiv und überschaubar zu halten?
Planer sind das "Schmiermittel" eines Transportunternehmens; sie kümmern sich um den Kontakt mit Fahrern, Charterern und Kunden und lösen logistische Probleme während des Tages. Ein liegengebliebener Lkw? Ein Disponent unterstützt den Fahrer, sorgt dafür, dass Hilfe eintrifft und organisiert eine Alternative für die Fahrt. Verspätung an einer Laderampe? Ein Planer informiert den Kunden, berät sich mit dem Fahrer und schätzt die Auswirkungen auf die weitere Planung ein. Er vergewissert sich, dass die Fahrweise und die Pausen des Fahrers in Ordnung sind, und organisiert einen Ersatz-Lkw für die Anschlussfahrt. Ist der Fahrer krank? Der Planer prüft seine verbleibenden Fahrten und schaut, ob ein anderer Fahrer zur Verfügung steht, um seine Routen zu beenden. Vielleicht muss ein anderer Fahrer von seinem freien Tag abgezogen werden; eine unpopuläre Entscheidung und ein letzter Ausweg, aber es MUSS eine Lösung gefunden werden.
Verständnis von Arbeitsstress in der Transportlogistik
Planer geraten in die Klemme. Ihre Rolle droht so komplex und stressig zu werden, dass die Gefahr besteht, dass etwas schief geht. Was ist da los? Zunächst einmal gibt es immer mehr Einschränkungen, die sie bei der Lösung eines Problems berücksichtigen müssen. Welche Art von Lkw und Anhänger kann auf welcher Strecke eingesetzt werden? Welcher Fahrer darf und/oder will welchen Lkw fahren? Jeder Fahrer hat seine persönlichen Vorlieben in Bezug auf Arbeitszeiten, Fahrten und Lkw, und wenn Sie mit der (Neu-)Planung beginnen, sollten Sie das berücksichtigen. Nicht weil die Fahrer verwöhnt sind, sondern weil ihnen die Arbeitsbelastung zu viel werden kann. Sie lassen es dann sofort an dem Planer aus, mit dem sie zusammenarbeiten. Verkehrsplaner müssen daher eine hohe Toleranz haben. Wenn es Probleme gibt, sind sie diejenigen, die mit den Konsequenzen umgehen müssen. Sie müssen versuchen, neutral zu bleiben, weil sie darüber entscheiden, wer welche Fahrt machen darf.
Ein operativer Planer hat mehrere Ziele zu verfolgen. Am wichtigsten ist es, sicherzustellen, dass die für den Tag geplanten Aufträge auch tatsächlich ausgeführt werden. Die Herausforderung besteht darin, dass er auch ein anderes Ziel im Auge behalten muss: die Auslastung der Lastwagen, Anhänger und Fahrer. Obwohl die Planung hierfür bereits im Vorfeld - auf taktischer Ebene - erfolgt ist, ist der Transport dafür bekannt, dass sich die Planung in der täglichen Praxis ändert. Ein Einsatzplaner muss also ständig Brände löschen und gleichzeitig dafür sorgen, dass die Auslastung möglichst hoch bleibt. Das ist keine leichte Aufgabe, vor allem wenn man auch noch die Fahrer bei Laune halten will. Schließlich bedeuten sehr strenge Zeitvorgaben in einer Planung einen höheren Ertrag. Aber: Sehr strenge Zeitvorgaben in einer Planung bedeuten auch einen höheren Druck auf die Fahrer. Und... sehr strenge Zeitvorgaben in einer Planung führen zu einem höheren Risiko, dass etwas schief geht und mehr Fahrer eingesetzt werden müssen. Ein sehr komplexes Gleichgewicht.
Zeitmanagementstrategien für Verkehrsfachleute
Als Planer befinden Sie sich in einem Spannungsfeld, in dem jeden Tag neue Spannungen hinzukommen. Kunden und Gesellschaft stellen immer höhere Anforderungen an die Transportunternehmen. Läden und Verteilerzentren müssen häufiger und Just in Time (JIT) beliefert werden, was dazu führt, dass Be- und Entladestellen häufiger belegt werden. An die Fahrzeuge werden immer spezifischere Anforderungen gestellt, wie zum Beispiel in Emissionszonen (ZEZ), in denen bald nur noch Elektrofahrzeuge fahren dürfen. Die Staus auf den Straßen sind bereits höher als vor Corona, und es kommt zu mehr Zwischenfällen. Der Fahrermangel verschärft sich, und die vorhandenen Fahrer werden - zu Recht - mehr Ansprüche an ihre Work-Life-Balance stellen. Höhere Kraftstoffpreise und Materialkosten treiben die Kosten für die Transportunternehmen in die Höhe, so dass der Druck auf die Kapazitätsauslastung ebenfalls zunehmen wird.
Irgendwann wird es für einen Planer oder einen Fahrer unmöglich, all dies zu bewältigen: rechtzeitig reagieren, alles überwachen, alle informieren und alle Vorschriften und Bedingungen einhalten. Das menschliche Gehirn ist einfach nicht in der Lage, mit all diesen Variablen umzugehen. Es wird immer schwieriger werden, diesen wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.
Die Rolle der Technologie beim Stressabbau
Ein Verkehrsplaner muss entlastet und digital unterstützt werden, um seine Aufgabe weiterhin gut erfüllen zu können. Wir von Simacan haben dazu einige Ideen, von denen wir hier einige erwähnen möchten. Erstens betonen wir die Bedeutung eines realistischen und durchführbaren Plans im Voraus. Wir stellen häufig fest, dass die Verkehrsdichte, die Fahrzeiten und die Pausen für die Fahrer oder andere Einschränkungen auf taktischer Ebene nicht ausreichend berücksichtigt werden. Infolgedessen stehen die Einsatzplaner von Anfang an vor einer unlösbaren Aufgabe. Sie müssen versuchen, schlechte und nicht durchführbare Planungen zu korrigieren.
Darüber hinaus ist es wichtig, dass den Planern Instrumente zur Verfügung stehen, die ihnen in Echtzeit Einblick in Verspätungen und deren Folgen geben. Für welche Folgefahrten ist ein verspäteter Lkw an diesem Tag vorgesehen? Wie sieht der Zeitplan des Fahrers aus? Sind ihre Pausen oder ihr Plan, in ihrer Freizeit Fußball zu spielen, gefährdet? Noch besser wäre es, wenn das Tool automatisch umdisponieren und Vorschläge machen könnte, wie ein potenzielles Problem vermieden werden kann.
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Die Bedeutung der Kommunikation in der Logistik
Eine weitere Aufgabe, die Simacan erheblich erleichtern kann, ist die Kommunikation und Koordination mit den Kettenpartnern. Mit der intelligenten Ausführungsplattform von Simacan haben Spediteure, Charterer, Kunden und Kunden des Kunden einen Echtzeit-Überblick über den Fortschritt der Fahrten und wissen genau, wann ein Lkw an einem Ort eintreffen wird. Wenn sich eine Fahrt verzögert, muss der Fahrtenleiter oder die Planungs- und Supportabteilung die empfangende Partei nicht mehr informieren, da diese bereits über Simacan informiert ist. In Verteilzentren, Geschäften oder Fabriken können Ankunftsanzeigen aufgehängt werden, so dass jeder sehen kann, wann der nächste LKW ankommt. Über eine Chatfunktion, ähnlich wie bei Whatsapp, kann der Disponent weitere Erklärungen abgeben und angeben, ob die Verspätung zu einer Reklamation führt. Letzteres ist der Fall, wenn einem Spediteur unverschuldet zusätzliche Kosten entstehen, etwa wenn eine Laderampe zum vereinbarten Zeitpunkt nicht verfügbar ist. Die Kommunikation mit den Beteiligten kostet einen Planer oft viel Zeit und kann mit Simacan effizienter und effektiver gestaltet werden.
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Ausgleich zwischen Effizienz und geistigem Wohlbefinden
Planer sind von unschätzbarem Wert für Verkehrsunternehmen, die unbekannten Helden. Leider ist ihre Aufgabe im Laufe der Jahre sehr komplex geworden. Ihre Aufgabe ist eher die eines Streckenüberwachers geworden. Die detaillierte Kenntnis der Planungszwänge, die Stressresistenz und die emotionalen Fähigkeiten, die für diesen Job erforderlich sind, sind mit dem menschlichen Gehirn nicht mehr zu bewältigen, was dazu führt, dass Fehler unvermeidlich sind. Das bedeutet einen Anstieg der Kosten, und wenn größere Fehler gemacht werden, können die Kunden unzufrieden werden, oder... ein Planer kündigt, und die Einarbeitung eines neuen Planers wird einige Zeit in Anspruch nehmen. Das ist eine tickende Zeitbombe, die Sie als Spediteur nicht länger ignorieren können. Aber mit Hilfe der Digitalisierung und den richtigen Tools kann sie entschärft werden.
