Eine Investition in ein APS ohne “Smart Execution Management” ist nur die halbe Miete
Die effiziente Planung einer Tour wird zu einem immer komplexeren Vorgang. Deshalb investieren Unternehmen viel Geld in ausgeklügelte Advanced Planning & Scheduling- oder APS-Systeme und -Software, die aber leider zu wenig bringen. Staus, Zwischenfälle und andere Faktoren machen den "optimalen Plan" hinfällig, sobald der erste Lkw losfährt. Eine gute Dispositions- und Planungssoftware ist nur dann von Wert, wenn man den Verlauf auch überwachen und aktiv anpassen kann. Das ist der neue und zukunftsweisende Ansatz der "kontinuierlichen Neuplanung".
Planung und Disposition ermöglichen es einem Transportunternehmen, seine Logistikleistung zu steigern. Oder anders ausgedrückt: Ohne einen guten Zeitplan wird es sehr schwierig, alle Sendungen pünktlich zuzustellen, alle Auflagen zu erfüllen und trotzdem Gewinn zu machen. Die Restriktionen werden immer strenger: Die Zeitfenster werden kleiner, die technischen Spezifikationen der Lkw (Kraftstoff, Größe, Ladegewicht usw.) müssen stärker berücksichtigt werden und die Fahrer haben persönliche Präferenzen oder eine Fahrerlaubnis für einen bestimmten Fahrzeugtyp. Sie können nicht für jede Tour eingesetzt werden. Um finanziell erfolgreich zu sein, muss auch die Auftragsauslastung über einem bestimmten Niveau gehalten werden. Schließlich ist Ausrüstung teuer - und wird mit dem Aufkommen von Elektrofahrzeugen noch teurer - und Fahrer sind knapp. Man will also beides so optimal wie möglich einsetzen, und ohne eine gute Planung wird das nicht gelingen.
Investition in ein APS
Es ist durchaus verständlich, dass Unternehmen in den letzten Jahrzehnten massiv in Planungs- und Dispositions-Software investiert haben. Denn diese Advanced Planning & Scheduling (APS)-Systeme sind durchaus in der Lage, mathematisch optimale Tourenpläne unter Berücksichtigung aller denkbaren Vorschriften und Restriktionen zu erstellen. Theoretisch werden in solch einem Plan alle Transportaufträge genau zum richtigen Zeitpunkt ausgeliefert und jedes Fahrzeug und jeder Fahrer wird optimal eingesetzt. Eine solche APS-Software ist zwar nicht billig, aber die Idee, die hinter diesen hohen Investitionen steht, wird durch den Nutzen, den sie einem Unternehmen bringen, mehr als kompensiert. Außerdem gibt es keine Alternative. Mit einer klassischen Plantafel, einer Tabellenkalkulationssoftware wie Excel oder aus dem Gedächtnis ist ein solch komplizierter Vorgang einfach nicht mehr möglich.
Bereits im Voraus veraltet
Die potenziellen Vorteile eines APS liegen auf der Hand, aber das Problem ist: Diese Vorteile werden in der Praxis nicht erreicht. Die Ursache liegt in der extremen Dynamik, die für logistische Abläufe charakteristisch ist. Die Normzeiten, auf deren Basis ein APS einen Tourenplan erstellt, wie z.B. die Dauer einer Tour von A nach B, die Ladezeit an Ort A oder die Entladezeit an Ort B, sind in der Praxis von vornherein bereits hinfällig. Das liegt daran, dass ein APS davon ausgeht, dass sich in der Zeit zwischen der Erstellung eines Plans und seiner Ausführung in Echtzeit die Welt nicht verändert ... aber das tut sie. Staus verlängern die Fahrzeiten, eine nicht verfügbare Laderampe verursacht zusätzliche Wartezeit, ein Fahrer fällt wegen Krankheit aus und vieles mehr.
Die Praxis ist unberechenbarer als die Theorie. Was zum Zeitpunkt der Planung, der sogenannten Cut-off-Zeit, als optimaler Plan erschien, ist nicht mehr realistisch, sobald der erste Lkw abgefahren ist. Es gibt einen Grund, warum Disponenten und Tour-Verantwortliche den ganzen Tag über Aufträge verschieben, mit Fahrern kommunizieren und Subunternehmen anrufen. Weil der perfekte Tourenplan, der am Vorabend erstellt wurde, ganz oder teilweise durcheinander geraten ist, und man will trotzdem sicherstellen, dass alle Aufträge an diesem Tag ausgeliefert werden. Wenn man am Ende des Tages zurückblickt, stellt man fest, dass die durchgeführten Touren von dem abweichen, was ursprünglich geplant war.
Dogmatische Planung
"Was ist eigentlich mit unserer neuen und teuren APS-Software?", hört man die Verantwortlichen dann schimpfen. 'Können wir uns nicht ein Mal an den vorgegebenen Zeitplan halten!' Dies ist ein typischer Ausdruck dessen, was wir "dogmatisches Planungsdenken" nennen. Um alle Unwägbarkeiten zu umgehen und den geplanten Zeitplan so weit wie möglich einzuhalten, wird in das APS zusätzliche Pufferzeit eingebaut. Zusätzliche Fahrzeit aufgrund von vermuteten Staus oder zusätzliche Wartezeit für eventuelle Probleme beim Be- und Entladen werden dann standardmäßig einkalkuliert ... aber Moment mal: dann hätten Sie sich doch nicht diese teure APS-Software kaufen müssen, oder? Wenn Sie Termine schieben und mit extra Pufferzeiten hantieren, ist die Planung von vornherein suboptimal und Sie hätten genauso gut Ihr Excel behalten können. Ein APS, das von festen Prozesszeiten ausgeht, die in der Praxis aber variabel sind, hat wenig Mehrwert.
Transport Ausführung “smart” machen
Um die wahre Leistung eines APS zu nutzen und es für eine immer komplexere Feinplanung einzusetzen, ist es notwendig, eine Verbindung zur tatsächlichen Ausführung herzustellen. Dies geht über eine reine “Überwachung der Ausführung” hinaus, die viele APS-Anbieter heutzutage als Zusatz zu ihrer Planungssoftware anbieten. Bei diesen Anwendungen sieht der Nutzer den Status der geplanten Touren oder den Standort eines Fahrzeugs (über GPS). Aber bei allem Respekt: Das nützt Ihnen nicht viel. Was Sie brauchen, ist eine intelligente Ausführungssteuerung - ein “Smart Execution Management”, im weiteren Verlauf “SEM” genannt. Ein System, das Sie nicht nur über den Status einer Tour informiert, sondern auch eine Echtzeitprognose aller neuen Ankunftszeiten je Stopp (ETAs) erstellt und dabei alle aktuellen Einflussfaktoren berücksichtigt. SEM bedeutet auch Kommunikation und Interaktion zwischen den Partnern der Kette. Spediteure, Frachtführer und Empfänger können bei neu berechneten Ankunftszeiten reagieren und (wenn auch manchmal begrenzt) Anpassungen vornehmen. Letzten Endes muss für eine effiziente Logistik zusammengearbeitet werden, und was für den einen wie ein optimaler Zeitplan aussieht, kann für einen anderen Partner ungünstig sein.
Planung und Ausführung im Einklang
Ob eine Organisation nun ein SEM, ein APS oder eine Kombination aus beidem benötigt, ist von Fall zu Fall unterschiedlich und hängt unter anderem von der Dynamik und Komplexität der Transportprozesse ab. In Fällen, in denen beide Systeme eingesetzt werden, ist es wichtig, dass sie miteinander im Einklang sind. Wenn Planung und Realität nicht miteinander verbunden sind, folgt man nur den Normwerten und kann nicht aus der Praxis lernen, um seine nächste Planung zu verbessern. Aus diesem Grund bietet Simacan seinen Kunden eine Reihe von innovativen Lösungen auf dem Gebiet der “kontinuierlichen Neuplanung” an. Die umfassendste Form ist das “Continuous Planning”. Damit hat ein APS im Vergleich zu heute keine Cut-Off-Zeit mehr, da die Planung bei jeder noch so kleinen Änderung aktualisiert wird. Eine andere und die einfachste Form der Integration besteht hingegen darin, dass ein APS einmalig einen Plan auf Basis realer Ist-Daten erstellt. Er basiert also nicht auf den üblichen Normzeiten, sondern auf tatsächlichen Daten und Prognosen aus der SEM-Plattform. Diese Form wird auch als intelligentes oder "lernendes" APS bezeichnet.
Praxisnahe Zwischenstufe
“Continuous Planning” ist in der Theorie ideal, hat aber einige praktische Nachteile. Man bedenke, was passiert, wenn ein fertiger Tourenplan zu jeder Zeit des Tages geändert werden kann ... die Fahrer würden verrückt werden. Eine Zwischenstufe ist, dass Touren nach der Cut-off-Zeit "eingefroren" werden, aber noch während der Ausführung Änderungen innerhalb dieser Touren vorgenommen werden können. Diese sogenannte “kontinuierliche Neuplanung” kann nützlich sein, wenn irgendwo ein Stau ist, den man durch Änderung der Route (und damit der Reihenfolge der Stopps) umgehen kann. Dabei ist es natürlich wichtig, die Kundenerwartungen, die mit Ihren Auftraggebern getroffenen Vereinbarungen und z. B. den Kraftstoffverbrauch zu berücksichtigen. Das macht diese Form der Neuplanung recht komplex. Disponenten und Tour-Verantwortliche machen das häufig manuell, aber eigentlich sollte man auch dafür eine digitale und automatisierte Unterstützung nutzen. Schließlich haben Änderungen innerhalb einer Tour so viele Konsequenzen und unterliegen so vielen Einschränkungen, dass man schon ein Schachgroßmeister sein muss, um alle möglichen Ergebnisse (neu) zu berechnen. Die Hilfe eines Computers ist dabei unerlässlich.
Vielversprechende Entwicklung
Der Verkehrssektor steht derzeit am Vorabend einer möglicherweise großartigen Entwicklung und eines weiteren Schritts in Richtung des physischen Internets. Die Integration von Planung, Ausführung und kontinuierlicher Neuplanung kann Unternehmen einen enormen Leistungsschub geben. Als Spezialist für “Smart Execution” ist sich Simacan dessen bewusst und setzt deshalb auf die Zusammenarbeit mit APS-Anbietern. Mit innovativen Partnern wie Greenplan und Conundra haben wir in dieser Hinsicht bereits konkrete Schritte unternommen.
Möchten Sie wissen, wie das aussieht? Und wollen Sie wissen, wie Sie mit “Smart Execution” mehr aus Ihrem APS herausholen können? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir freuen uns, Ihnen auf diesem vielversprechenden neuen Gebiet weiterzuhelfen.